Какие скрытые проблемы может выявить аудит

Что такое инициативный аудит?

Инициативный аудит – комплексная проверка коммерческой деятельности компании, которая не зависит от формы собственности предприятия и проводится по инициативе её руководства или учредителей.

Компания предоставляет для анализа аудитору все необходимые сведения о текущем состоянии предприятия, а в результате получает достоверную информацию о положении дел и мнение независимого эксперта о том, насколько деятельность компании соответствует требованиям действующего законодательства, какое у бизнеса состояние в реальности, как ситуацию можно улучшить, что стоит исправить незамедлительно, а на что обратить внимание в перспективе. Независимый аудитор помогает оптимизировать производственные процессы, что напрямую влияет на прибыль компании. 

Объемы и характер такой проверки определяет заказчик. Инициативный аудит можно проводить раз в год, полгода и на значимых этапах жизненного цикла компании. 

В частности инициативный аудит будет уместен если:

• Планируется слияние или смена руководителя;
• Планируются перестановки финансового отдела компании;
• Грядёт налоговая проверка;
• Необходимо выявить риски бизнеса для оперативного устранения;
• Нужно увеличить рентабельность бизнеса и бизнес-процессов;
• Нужно подтвердить корректность финансового учёта и достоверность полученной информации;
• Нужно определить эффективность проведённых в компании изменений и наметить план на будущую модернизацию.

Почему внешний специалист лучше, чем внутренний?

Руководство организации часто проходит мимо возможности провести аудит при помощи внешних экспертов и рассчитывает на внутренних специалистов. Такая позиция понятна: перспектива сэкономить на услугах приглашённых консультантов кажется заманчивой, а необходимость  искать профессионала с хорошими отзывами – и вовсе тратой времени. Однако, у такого подхода есть свои минусы.

Внутренние специалисты порой неохотно анализируют собственную работу, смотрят на деятельность компании замыленным взглядом, а бывает и вовсе не обладают нужными знаниями, чтобы выявить ошибку. О том, что работники организации могут сознательно допускать промашки ради собственной выгоды, и говорить не стоит.

Что касается финансовой составляющей, то гонорар аудитора чаще всего многократно окупается выгодой от проверки и исправления погрешностей в деятельности фирмы.

Какие проблемы выявляет аудит?

Аудиторы часто находят ошибки, которые на первый взгляд могут показаться незначительной неточностью, однако на практике могут повлечь за собой серьёзные последствия:

Недостаточный контроль за формированием бухгалтерской отчетности. Когда для автоматического формирования бухгалтерской отчетности используется ПО, компании часто не уделяют должного внимания контролю за результатом. В автоматически сформированнойотчетности возможны самые различные ошибки: от несущественных несоответствий до серьезных искажений.

Искажение показателей дебиторской и кредиторской задолженности. Завышение показателей, как правило, происходит, если своевременно не провели зачёт полученного или выплаченного аванса. 

Из-за сворачивания задолженности по разным контрагентам данные о дебиторской и кредиторской задолженности часто занижаются. Для таких случаев характерно свёрнутое отражение задолженности по заработной плате или подотчетным суммам. Встречаются и свёрнутое отражение задолженности по налогам или взносам на социальное страхование.

Отсутствие необходимых резервов, резерв по сомнительным долгам, резерв под обесценение материальных ценностей. Во время кризиса многие предприятия полностью перестают начислять резервы или стараются свести их размер к минимуму. Начисление резервов снижает показатель прибыли текущего периода. 

Часто при аудиторских проверках обнаруживается просроченная дебиторская задолженность. Контрагент саботирует сроки выплат по несколько месяцев, а компания не предпринимает мер по взысканию. Возможно, что покупатель уже находится в стадии банкротства или у него арестованы счета за неуплату налогов.

Такие виды задолженности относят к сомнительным долгам, ведь вероятность получитьрасчёт за поставленный товар или услугу, крайне мала. В такой ситуации компания должна создавать соответствующий резерв, чтобы иметь возможность списать, например,дебиторскую задолженность по контрагентам, исключенным из базы ЕГРЮЛ, на прочие расходы. 

Подписание документов неуполномоченным лицом и просрочка права на подпись.Отчётность и другие документы подписывает только тот, кто имеет на это право. Однаконеправомерные подписи не выходят из топа ошибок, обнаруженных аудиторами при проверках. В основном проблемы с подписями «попадаются» в счетах-фактурах, накладных и актах – первичной документации, которую часто подписывает любой свободный сотрудник. Однако по закону у него должно быть право на подпись: основанием считается доверенность или приказ. Также важно следить за соблюдением срока действия таких документов. 

Некорректное применение налоговых льгот. Налоговые льготы очень удобный инструмент, которым предприниматели часто пользуются по накатанной. Между тем, изменения в структуре компании или законодательстве могут повлиять на законность тех или иных налоговых льгот.

Начисление отложенных налоговых активов в отчетности по налоговым убыткам без оценки возможности использования этого актива. Налоговое законодательство допускает перенос налоговых убытков на будущие 10 лет. Зачастую компании отражают отложенный налоговый актив в балансе, даже если генерируют налоговые убытки из года в год. Однако не оценивают реальные возможности фирмы использовать накопленный налоговый убыток.

Начисление премии руководителю без письменного одобрения собственника. Часто выплата руководителю бонусов, которые не предусмотрены трудовым договором, документально оформляется только приказом самого же руководителя. Такая ситуацияможет повлечь претензии не только со стороны собственников или акционеров, но и со стороны налоговых органов в связи с обоснованностью и документальным подтверждениемтаких расходов.

Присужденные судом штрафы и неустойки не отражены в составе доходов. В соответствии с Налоговым кодексом РФ суммы, причитающиеся компании по решению суда, должны отражаться в составе внереализационных доходов на дату вступления в силу решения суда. Часто в бухгалтерию компании информация о статусе судебных процессов поступает не своевременно, а штрафы, неустойки и иные платежи, причитающиеся к получению, не отражаются в составе доходов, что приводит к недоплате налога на прибыль.

Не отражены активы в составе объектов основных средств, по которым не перешло право собственности. Сделки по покупке крупного оборудования, машин и недвижимости могут предусматривать отсрочки платежа на срок до нескольких лет. Поставщик можетпредусмотреть возможность перехода права собственности только после получения полной оплаты за него. Однако акт приёма-передачи объекта составляется сразу, а компания использует основное средство в производственной деятельности.

В такой ситуации компания-покупатель часто отражает основное средство на забалансовых счетах, ведь формально перехода права собственности не было. Между тем, такой подход не корректен: по нормам ПБУ 6/01 «Учёт основных средств» объект признаётся в качестве основного средства при оценке свыше 100 тыс рублей, сроке предполагаемого использования свыше 12 месяцев, способности приносить выгоду и готовности к эксплуатации. Условий жео факте перехода права собственности ПБУ 6/01 не содержит.

Расходы в бухгалтерском учёте не отражаются до получения первичных документов поставщиков. Бухгалтеры часто не отражают в учёте расходы, если первичные документыот поставщика ещё не получены. Такая позиция обусловлена стремлением сблизить бухгалтерский и налоговый учёты. Но документы от поставщиков порой приходят с опозданием, и такой подход приводит к тому, что значительные суммы расходов, относящиесяк отчётному году, не отражаются в учёте, а прибыль за отчётный год неправомерно завышается. Финансовый результат искажается, а собственники компании вводятся в заблуждение завышенными прибыльными показателями.

Согласно нормам ПБУ 10/99 «Расходы организации» расходы признаются в бухгалтерском учёте при наличии следующих условий:

• Расход производится в соответствии с конкретным договором, требованием законодательных и нормативных актов, обычаями делового оборота; 
• Сумма расхода может быть определена; 
• Имеется уверенность в том, что в результате конкретной операции произойдет уменьшение экономических выгод организации. Уверенность в том, что в результате конкретной операции произойдет уменьшение экономических выгод организации, имеется в случае, когда организация передала актив либо отсутствует неопределенность в отношении передачи актива. 

Отсутствие первичного документа от контрагента на признание расходов не влияет.

Не применяются правила «тонкой капитализации» при расчёте процентов по контролируемой задолженности. Компании не всегда заботятся о соблюдении условий, при которых полученные займы признаются контролируемыми для целей налогообложения. В частности это касается ситуации, когда российская компания, аффилированная по отношению к иностранным участникам российской компании, выступает поручителем по долговому обязательству перед неаффилированным займодавцем. В таких случаях задолженность также признается контролируемой и проценты по ней признаются в расходах в особом порядке.

Часто компании не признают контролируемой задолженность, когда получают займ от «сестринских» иностранных компаний, которые не имеют прямого или косвенного владения в капитале российской организации. Несмотря на то, что на данный момент Налоговое законодательство не приравнивает такую задолженность к контролируемой, однако тенденции судебной практики свидетельствуют в пользу высокого налогового риска данной позиции и риску значительных налоговых доначислений.

Неверно определяется дата оприходования материальных ценностей при импорте товаров. Часто при приобретении материалов или товаров от иностранного поставщика, бухгалтерия фиксирует их приход в бухучёте на дату штампа таможни «Выпуск разрешён». Однако все активы организации должны быть записаны на дату перехода права собственности на них, который, как правило, определяется соглашением сторон. Часто момент перехода права собственности приравнен к моменту перехода рисков, который в большинстве случаевпереходит в момент передачи товара от продавца перевозчику. 

Неверное определение даты отражения в учёте товаров чревато искажением показателей отчётности и неверному определению курса валюты, по которому должна рассчитыватьсястоимость товара.

Это, конечно, далеко не полный список ошибок, которые попадаются аудиторам, а только самые распространённые из них. На практике встречается и куда более интересный «улов».

Кейс компании «МЕТОД»

В консалтинговое агентство «МЕТОД» по рекомендации другого нашего клиента обратилась с запросом на проведение инициативного аудита одна из крупнейших автомобильных групп в Татарстане. Компания занимается продажей автомобилей, запчастей и обслуживанием авто.

Особенностью аудита стало то, что бухгалтерский отдел был не в курсе проверки, потомуработа велась опосредованно через IT-отдел компании: документы и пояснения к ним пришлось запрашивать у программистов, что накладывало ограничения и сложности на процесс проведения аудита.

Но даже в таких непростых условиях специалисты «МЕТОД» нашли целый ряд ошибок:

- Несколько салонов числились работающими, хотя были закрыты более двух лет назад;

- Выявили участки, по которым была произведена переплата по налогам в размере 5,5 млн рублей за период с 2019 по 2021;

- Нашли крупную сумму не выплаченных собственникам компании дивидендов;

- Обнаружили займы сотрудникам на 5 млн рублей, которые не были возвращены. 

Самая примечательная находка – угнанные автомобили общей стоимостью 10 млн рублей, которые в отчетах числились проданными.

Клиент остался доволен результатом работы специалистов агентства «МЕТОД» и планирует проведение аудиторской проверки уже с визитом экспертов в Татарстан.