Scrum – как правильно применять гибкий метод, ориентированный на клиентов и команду вашего бизнеса?

Если говорить коротко и понятно, Scrum – это эффективный способ управления проектами/организации рабочего процесса. Само слово пришло из регби и означает метод командной игры, в которой каждый игрок действует слаженно и четко понимает конечную цель. Действительно, некоторое время такой подход использовался в разработке программного обеспечения. Впервые о нем заговорили ученые Хиротака Такеучи и Нонака Икуджир еще в 1986, когда описывали в статье новый гибкий подход к разработке технического продукта. Идею, которая тогда не нашла своего продолжения, подхватили разработчик Кен Швабер и Джефф Сазерленд, бывший военный летчик США, автор книги “Scrum – революционный метод управления проектами”. Наблюдения разработчиков за работой американских военных легли в основу идеи о том, что фундамент успеха заложен не только в профессионализме, но в качественной работе команды.

В 1995 году (с этого момента мы начинаем официальный отсчет истории  Scrum) разработчики объединились и создали основы методологии.

“В основе методологии Scrum лежит простая идея. Когда бы ни был запущен проект, вам ничто не мешает регулярно проверять ход работ и последовательно выяснять: справляетесь ли вы с заданием; в нужном ли направлении движетесь; создаете ли именно то, что на самом деле хочет получить заказчик. Вам также ничто не мешает постоянно поднимать следующие вопросы: есть ли способы усовершенствовать методы разработки и выполнять работу наиболее качественно и быстро; существуют ли факторы, препятствующие вашим задачам”, - описывает метод Джефф Сазерленд в своей книге.

Со временем Scrum стали внедрять в работу не только технологические отрасли, но и компании из других бизнес-отраслей. Одна из преимуществ методики – ее можно применять в тех направлениях, в которых осуществляется коллективная работа.

Эксперт Метод в области развития культуры инноваций внутри компаний Артем Старовойтов рассказал о главных преимуществах гибкого метода, для каких компаний этот инструмент станет эффективным, а каким – не подойдет, а главное,как это работает на практике?

Зачем бизнесу нужен Scrum? Какие задачи он помогает решать компаниям и командам?

“Если говорить глобально, бизнесу нужен скрам, чтобы эффективно вести задачи и проекты (новые и постоянные), ускорять рост, увеличивать прибыль за счет понятных и быстро выполняемых процессов, чтобы объединить команду и дать ей удобный инструмент для коммуникации и совместной работы.

Преимущества  Scrum для предпринимателей:

- Все задачи компании находятся в одном месте, они рассортированы и распределены по команде
- Все бизнес-процессы – прозрачные. Вы видите задачи сотрудников 24 на 7, сотрудники видят задачи коллег, все понимают, на какой стадии находится проект и с какой скоростью он выполняется.
- В  Scrum невозможно не выполнить задачу или забыть о ней. Проект выполняется в сроки.
- Данный метод экономит ваш бесценный ресурс - время. Перед вами – понятный и простой инструмент контроля над людьми и проектом. Вам не нужно тратить время на постоянные совещания и планерки. С помощью этого метода руководитель может даже удаленно осуществлять контроль за исполнением задач и всегда понимать, на какой стадии находится проект.
-  Scrum позволяет предпринимателям планировать, краткосрочно и долгосрочно, подводить итоги и видеть конкретный результат процесса и работы каждого сотрудника”.

Основные принципы работы по Scrum.

Инструмент для командной работы и выполнения задач выглядит следующим образом:

Команда, бэклог, спринт, Agile-доска, планирование спринта, стендап, ретроспектива.

Объясним непонятные слова понятным языком.

Бэклог – список всех задач, которые нужно выполнить по проекту.

Спринт – отрезок времени от 1 до 4 недель, в котором команда выполняет определенные запланированные задачи, взятые из бэклога.

Планирование спринта – получасовое мероприятие в команде, которое проводится в начале каждого спринта, где каждый делится своими задачами и фокусом на спринт.

Стендап – 15-минутная ежедневная встреча, где каждый участник команды делится “апдейтами” – обновлениями, которые у него произошли за один предыдущий день. В конце каждого стендапа любой из команды может поднять рабочий вопрос.

Ретроспектива – часовое мероприятие. Проводится в конце спринта, где команда обсуждает положительные и негативные моменты, голосует за самые важные и сразу принимает решения, как их улучшить, записывая конкретные задачи.

Agile-доска – доска, где ведутся актуальные задачи и по каждой из них вы видите прогресс.

Какие компании применяют  Scrum?

“В основном Scrum применяют ИТ-компании, в которых реализуется разработка какого-либо продукта. Но все чаще и чаще его начали применять и другие компании в разных сферах для разработки любых продуктов или выполнения какого-либо проекта/ов, в том числе компании, которые продают услуги.

Например, строительная компания. Мне нравится этот кейс тем, что скрам не только увеличил эффективность команды, но и побудил компанию открыть новое направление и запустить новые каналы продаж. Итог: рост прибыли благодаря новым идеям и стратегии.

Я замечал  Scrum у компаний в производстве бытовой химии, пиццерий, например, Додо-пицца, консалтинга, логистики и многих других.

Один из моих клиентов — сеть ресторанов. Благодаря Scrum команде удалось увеличить количество выполненных задач за неделю на 40% без потери качества. Плюс команда начала постоянно развивать продукт. А это очень важно в условиях динамичного рынка.

Ещё один пример из другой отрасли  — консалтинговая компания, внутри которой всегда выполняется огромный объём различных задач, начиная от продаж и встреч с клиентами, заканчивая маркетингом, HR-вопросами и т.д. Благодаря Scrum, команде удалось одновременно, но при этом комфортно выполнять более 10 больших  проектов, а сроки выполнения при этом уменьшились на 30%.

Этот метод очень гибок и прозрачен, поэтому его возможно внедрить в кратчайшие сроки. В  Scrum можно собрать задачи и начать их выполнение здесь и сейчас. Главное, чтобы проект подразумевал какой-то результат или промежуточный результат, который можно измерить. Так вы понимаете, успешна ли работа команды на промежутках времени.


А есть ли отрасли/направления, которым не подойдет такой метод? Для кого  Scrum может оказаться неэффективным?

“Scrum будет не эффективным, я бы сказал,  не для конкретных компаний, а для отделов в компании, где есть постоянно повторяющиеся одинаковые задачи, например, линия производства или продажи.

В остальных случаях вся структура Scrum или его части точно можно использовать, чтобы систематизировать создание продукта, выполнение услуг или ведение задач по улучшению.

Сколько времени нужно, чтобы перейти на Scrum? Какими ресурсами должна обладать компания для запуска метода?

“Я советую начинать внедрение Scrum с тестовой команды, которая может объединиться одним или несколькими проектами, продуктами, услугами. Это может быть команда из топ-менеджмента, которая влияет в целом на развитие компании, или отдел маркетинга, или SMM. Это может быть и отдел разработки или любая группа людей, ключевых лиц из отделов, которых объединяет продукт/проект/разработка компании.

Обычно Scrum внедряется за 1-2 недели на одну или несколько команд. Команде важно создать бэклог, запланировать первый спринт и уже пробовать все процессы метода на себе. Так вы поймете, как его можно подправить под специфику вашей команды и компании

Для внедрения компании всего лишь нужны небольшие временные промежутки для проведения  Scrum-мероприятий. Представьте, за целую неделю получается две встречи по часу и каждый день по 15 минут. Итого: 1,5 + 2 часа = всего 3,5 часа в неделю. Но вы проводите это время максимально эффективно, потому что на встречах обсуждаются план на неделю, подведение итогов и ежедневные апдейты по выполненным задачам, чтобы вся команда была в курсе происходящего и понимала пул объемов, перспективы и, главное, свою ответственность в общем процессе.

Какую функцию выполняет  Scrum-мастер? Можно ли внедрить этот метод самостоятельно, без специалиста?

“Нежелательно, Scrum-мастер выполняет ключевую функцию в соединении команды. Он следит за выполнением таймингов встреч и сроков задач. Он всегда задаст дополнительные вопросы по сложным задачам. Проведет итоги недели и поможет поставить задачи на следующую. Этот тот человек, который постоянно “сверху” следит за процессом выполнения проектов и путями следования к целям команды. А сотрудники, в свою очередь, могут тратить больше времени на погружение в свои задачи. Когда один из сотрудников еще и Scrum-мастер, ему тяжело соединять функционал, потому что у мастера достаточно объемный ежедневный функционал.

Конечно же, мы попросили Артема дать рекомендации тем, кто планирует внедрить  Scrum в работу бизнес-команды.

Обязательно тестируйте разные подходы, состав команды, время созвонов. Scrum очень гибок, поэтому вам понадобится минимум 3-4 месяца, чтобы наладить все процессы внутри. Но по опыту скажу, уже с 1-2 недели он начнет приносить вам пользу.
Сначала выбирайте бесплатный софт, например, TRELLO или BITRIX 24, чтобы попробовать, а только потом переходите на платный функционал.
Всегда следите и обновляйте бэклог (список всех задач) в течение недели. Так вам будет проще планировать каждую неделю.
Установите на всевозможные устройства софт для проведения Scrum, чтобы иметь под рукой ваши задачи и задачи команды, и видеть весь процесс, даже когда вы на встречах или находитесь в командировке.
Scrum- мероприятия  – это очень важные события для команды, поэтому не опаздывайте на них и не переносите. Так вы создадите понятную и простую привычку, которая будет приносить вам эффект.

Какие результаты принёс  Scrum команде Метод?

Мы четко стали разбивать крупные задачи на мелкие. Это один из успешных приёмов эффективного тайм-менеджмента. В консалтинге огромный объём работ в различных направлениях. Благодаря Scrum, нам удалось назначать конкретного ответственного человека за ту или иную задачу. Такое разделение помогает грамотно распределить ресурсы команды и вносит ясность, с кого спрашивать результат.

В целом наша работа стала более прозрачной. Ежедневные стендапы дают нам чёткое понимание, чем занимается команда, конкретный человек, какие цели стоят перед нами, правильно ли мы к ним идём? В том ли направлении мы движемся?

Планирование. Нам стало легче не только исполнять, но и планировать. Мы всегда знаем, когда нам следует сделать ту или иную задачу, а главное — сколько времени на это уйдёт? Последний вопрос позволяет закрывать задачи вовремя. Это глобально важно для эффективности компании.

Безусловно, дисциплина стала гораздо лучше. Даже наш генеральный директор регулярно заходит в Trello, чтобы не только проверить, как работает команда, на каком этапе мы находимся, но и проверить свои задачи, которых не мало! Это упрощает взаимодействие с руководителем.

Особенно мы полюбили в Scrum 16-ую минуту ежедневного стендапа, когда каждый участник может озвучить идею, а команда быстро принимает решение, внедрять ее или нет.

Каждый сотрудник МЕТОД работает в режиме многозадачности. В таком темпе очень важно правильно распределять нагрузку, ставить чёткие сроки и отслеживать результат. Поэтому для нас  Scrum стал идеальным инструментом для достижения краткосрочных и долгосрочных целей, при котором команда работает слаженно, уверена в своих силах и точно знает конечную цель!