Автоматизация кадрового делопроизводства: зачем нужна и как внедрить

Что такое кадровое делопроизводство 

Кадровое делопроизводство, или кадровый учёт – это комплекс процессов и процедур, направленных на создание, обработку, хранение и управление кадровыми документами в организации. Главная цель кадрового делопроизводства состоит в обеспечении эффективного управления кадровыми ресурсами и соблюдении требований законодательства в сфере трудовых отношений. 

Кадровое делопроизводство нужно, чтобы решать следующие задачи: 

Подготавливать и создавать кадровую документацию: 

• Заключать и расторгать трудовые договоры; 
• Оформлять приём на работу и увольнение сотрудников; 
• Составлять и заполнять трудовые книжки, личные дела сотрудников и другие документы, связанные с трудовыми отношениями. 

Собирать и обрабатывать информацию о сотрудниках: 

• Поддерживать актуальные и полные данные о каждом сотруднике, включая персональные данные, квалификацию, стаж работы и прочие характеристики; 
• Регистрировать изменения в кадровых данных, такие как повышение в должности, переводы, отпуска, меры поощрения и дисциплинарные взыскания. 

Организовывать документооборот и архивирование: 

• Систематизировать и классифицировать кадровые документы для обеспечения их удобного поиска и контроля; 
• Создавать и поддерживать электронные и/или бумажные архивы кадровых документов; 
• Обеспечивать правильное хранение документов в соответствии с требованиями законодательства и политикой организации. 

Предоставлять информацию и отчетность: 

• Предоставлять кадровую информацию и документы сотрудникам, руководству, аудиторам и другим заинтересованным сторонам; 
• Подготавливать и предоставлять отчёты об управлении кадровыми ресурсами, статистическую отчётность, доклады и другую документацию, необходимую для анализа и планирования кадровой работы. 

Управление кадровыми документами играет важную роль в обеспечении эффективного управления персоналом и соблюдении требований законодательства. Автоматизация этого процесса способна значительно повысить эффективность кадрового делопроизводства, сократить рутинные задачи и минимизировать возможность ошибок при обработке документов. 

Проблемы традиционного кадрового делопроизводства 

Традиционное кадровое делопроизводство, основанное на ручной обработке бумажных документов, может столкнуться с рядом проблем, затрудняющих эффективное управление кадровыми процессами: 

• Объёмность и сложность бумажной документации. Ручное кадровое делопроизводство требует большого количества документов: трудовые договоры, приказы, заявления, трудовые книжки и многое другое. Управление большим объёмом бумажных документов может быть трудоемким и затратным процессом для персонала; 
• Рутинные и повторяющиеся задачи. В традиционном кадровом делопроизводстве многие процессы являются рутинными и повторяющимися: составление приказов о приёме на работу, оформление отпусков и т.д. Выполнение этих задач вручную требует значительного времени и усилий, а также повышает риск ошибок; 
• Риск потери и недостоверности информации. При работе с бумажными документами существует риск их потери, повреждения и неправильной классификации. Кроме того, ошибки в переписывании и заполнении информации могут привести к неточности и недостоверности данных в кадровых документах; 
• Ограниченный доступ к информации. В традиционном бумажном кадровом делопроизводстве доступ к кадровым данным может быть ограничен только определённым сотрудникам, что затрудняет согласованную работу между отделами и обмен информацией; 
• Затраты на хранение и файловую систему. Бумажные документы требуют дополнительных затрат на хранение и обеспечение условий сохранности, а также на организацию эффективной файловой системы. Это может быть трудоемким процессом, особенно для организаций с большим числом сотрудников. 

Традиционное кадровое делопроизводство может быть неэффективным, ресурсоёмким и подверженным ошибкам. Автоматизация кадрового делопроизводства, с помощью специализированного программного обеспечения, может решить эти проблемы, повысить производительность и обеспечить более эффективное управление кадровыми процессами. 

Преимущества автоматизации кадрового делопроизводства 

Автоматизация кадрового делопроизводства – стратегический шаг в сфере управления персоналом, который приносит ощутимые преимущества для компаний, независимо от их размера и отраслевой принадлежности. Внедрение автоматизации в процессы кадрового делопроизводства уменьшает ручной труд и снижает влияние человеческого фактора в учётных операциях, что позволяет снизить затраты, повысить эффективность работы, ускорить и упростить процессы взаимодействия с кадровыми данными. 

Автоматизация кадрового учёта позволяет компании: 

• Увеличить оперативность и точность информации. Одно из ключевых преимуществ автоматизации – сокращение времени на управление и обработку документации. Благодаря внедрению специализированных информационных систем, рутинные задачи выполняются автоматически, что позволяет сотрудникам кадровой службы сконцентрироваться на стратегически важных задачах и оперативней реагировать на изменения внутри компании. Автоматическое заполнение данных и электронное ведение кадровых баз данных значительно снижают влияние человеческого фактора, помогают избежать неточностей и ошибок в делопроизводстве, а также быстро получать актуальную информацию о составе персонала; 
• Улучшить аналитику и прогнозирование. Автоматизация упрощает сбор и анализ данных, связанных с управлением персоналом. Централизация информации и удобные инструменты аналитики позволяют руководителям принимать обоснованные управленческие решения, основываясь на актуальной и достоверной информации. Аналитические отчёты помогают оптимизировать состав и компетенции персонала, глубже изучать состав и движение персонала, выявлять тренды и прогнозировать потребности в кадрах, своевременно корректировать кадровую политику компании, а также предсказывать потребности организации в будущем; 
• Повысить качество информации. Автоматизация кадрового делопроизводства способствует улучшению качества обрабатываемой информации. Системы автоматизации дают возможность проверять и контролировать точность заполнения документов, предотвращая возможные ошибки и исключая внеплановые проверки со стороны контролирующих органов. Это помогает организации соблюдать законодательные требования в области кадрового делопроизводства и снизить риски возможных штрафов. Также более быстрый и точный доступ к информации о персонале упрощает процессы администрирования и обеспечивает более эффективное использование ресурсов; 
• Обеспечить соблюдение правовых требований и упростить аудит.Системы кадрового делопроизводства автоматически генерируют необходимые отчёты и документы, а также контролируют соблюдение правил и сроков. Это помогает снизить риски нарушений и обеспечить соответствие компании требованиям законодательства; 
• Упростить и оптимизировать бизнес-процессы. Автоматизация кадрового учёта убирает рутинные и трудоёмкие операции, позволяя компании сосредоточиться на стратегически значимых задачах. Это снижает нагрузку на сотрудников HR-отдела и повышает эффективность их работы; 
• Улучшить коммуникацию и доступность информации. Автоматизация кадрового учёта позволяет легко обмениваться информацией и документами между сотрудниками HR-отдела и другими подразделениями компании. Это ускоряет процессы принятия решений и повышает качество коммуникации внутри организации; 
• Повысить конкурентоспособность компании. Благодаря автоматизации кадрового учёта компании становятся более гибкими и адаптивными. Использование современных технологий позволяет улучшить управление персоналом и быстро реагировать на изменения внешней среды, что играет важную роль в процессе конкурентной борьбы. 

Следует отметить, что внедрение автоматизации кадрового делопроизводства требует значительных затрат на приобретение и настройку специализированного программного обеспечения, а также обучение персонала. Но эти инвестиции окупаются уже в самое ближайшее время, благодаря снижению затрат на трудоёмкие операции и повышением производительности кадровой службы. 

Правильно внедрённая система автоматизации становится надежным помощником кадровой службы, позволяя ей сосредоточиться на стратегически важных задачах и сделать заметный вклад в успех предприятия. 

Автоматизация кадрового делопроизводства в России 

Программы для автоматизации кадрового учёта используют во многих компаниях. В небольших организациях, где работает всего несколько сотрудников, часто используют шаблоны документов в формате DOCX, а также применяют специализированные сервисы, которые автоматизируют и упрощают рабочий процесс. 

Существует множество различных программ, подходящих для ведения кадрового учёта. Одна из наиболее популярных в России – программа «1С:ЗУП». С помощью неё можно полностью автоматизировать делопроизводство, хранить данные о сотрудниках, оформлять электронные документы, вести электронные трудовые книжки, отправлять отчёты и справки контролирующим органам и многое другое. Она подходит как для небольших, так и для крупных компаний. 

Внедрение автоматизации на базе «1С» может касаться не только кадрового учёта, но и бухгалтерии и торговли, складов, расчёта зарплаты сотрудников предприятия. 

Также в 1С возможно автоматизировать следующие задачи: 

• Решение задач управления и полное взаимодействие компании с внешним окружением; 
• Казначейство, финансовый отдел компании; 
• Наладить полное или частичное управление обеспечением потребностей; 
• Учёт на производстве компании; 
• Отражение всех фактов, которые ведутся для учёта хозяйственной деятельности компании. 

В дополнение к сервисам для автоматизации, многие компании активно используют электронный документооборот (ЭДО). Согласно решению Федеральной налоговой службы, до конца 2024 года электронными станут 95% всех передаваемых в стране счетов-фактур (без отнесённых к гостайне), а также 70% транспортных и товарных накладных. 

Такой метод позволяет ускорить обмен документами с сотрудниками и сокращает затраты, так как нет необходимости печатать и отправлять документы по почте или курьером. Обмен документами осуществляется через специальные сервисы, такие как HRlink, СБИС, EmplDocs и другие. Многие из этих сервисов можно интегрировать с программой «1С:ЗУП» и другими продуктами «1С». 

Этапы внедрения автоматизации кадрового делопроизводства 

Внедрение автоматизации кадрового учёта – важный шаг для современных предприятий, которые стремятся улучшить эффективность и повысить качество управления персоналом. Этот процесс включает несколько основных этапов: 

1. Анализ и планирование. На этом этапе проводится анализ текущих процессов кадрового делопроизводства в организации. Идентифицируются основные проблемы и узкие места, которые будут решены через автоматизацию. Также определяются цели внедрения автоматизации и создаётся план действий. 
2. Выбор и внедрение системы. На этом этапе происходит подбор соответствующей системы автоматизации кадрового делопроизводства. Основными критериями выбора являются функциональность, удобство использования, совместимость с существующими системами и бюджет. После выбора системы происходит её установка и настройка под требования организации. 
3. Обучение и ознакомление с системой. На этом этапе проводится подготовка сотрудников отдела кадров к работе с новой системой. Проводятся тренинги и обучение по использованию автоматизированной системы, объясняются основные функции и возможности, рассматриваются полезные техники и методы. 
4. Перевод на автоматизированную систему. После освоения системы сотрудниками отдела происходит перевод всех кадровых процессов на автоматизированную систему. Все данные и документы, которые ранее велись в ручном режиме, загружаются в систему. Здесь важен грамотный подход к записи, структурированию и организации данных. 
5. Тестирование и отладка системы. После перевода на автоматизированную систему проводится тестирование и отладка всех её функций. Выявляются возможные ошибки и дефекты, которые исправляются. При необходимости могут быть внесены дополнительные настройки и изменения. 
6. Мониторинг и сопровождение. После полного внедрения автоматизированной системы происходит наблюдение и мониторинг за работой системы. Проводится анализ её использования, выявляются проблемы и слабые места, и предпринимаются меры для их устранения. Осуществляется поддержка пользователей системы и обновления по мере необходимости. 

Основные ошибки при автоматизации кадрового учёта 

Автоматизация кадрового делопроизводства – важный этап в развитии современных организаций, который позволяет существенно упростить и ускорить процессы управления персоналом. Однако, при внедрении автоматизации могут возникнуть некоторые ошибки, которые стоит учитывать: 

• Неправильный выбор ПО – одна из основных ошибок, которую организации могут совершить при автоматизации кадрового делопроизводства. Неподходящее ПО может не соответствовать требованиям и потребностям организации, что приведёт к неполному или некорректному выполнению задач; 
• Недостаточная подготовка сотрудников. Автоматизация кадрового делопроизводства требует от сотрудников определённых знаний и навыков. Недостаточная подготовка сотрудников может привести к сопротивлению новой системе и неэффективному её использованию; 
• Отсутствие четкого плана внедрения. Внедрение автоматизации кадрового делопроизводства требует составления четкого плана, включающего этапы, сроки и ответственных лиц. Отсутствие плана может привести к затяжным и хаотичным процессам внедрения; 
• Недостаточное внимание к адаптации. При внедрении автоматизации кадрового делопроизводства организациям стоит уделить внимание адаптации и поддержке сотрудников в процессе работы с новой системой. Неправильное внедрение или недостаточное обучение может привести к снижению производительности или оттоку персонала; 
• Неправильное хранение данных. При автоматизации кадрового делопроизводства особое внимание следует уделить правильному и безопасному хранению данных. Неправильное хранение может привести к утечке информации или потере данных, что может серьёзно навредить организации; 
• Отсутствие учёта изменений в законодательстве. Кадровое делопроизводство тесно связано с законодательством о труде, и при автоматизации следует учитывать актуальные изменения в законодательстве. Несоответствие новым требованиям может привести к нарушениям и непредвиденным штрафам. 

Для чего привлекать профессионалов к процессу внедрения автоматизации 

Успешная автоматизация кадрового делопроизводства требует проработки всех аспектов этого процесса, начиная от выбора ПО и обучения сотрудников, заканчивая правильным хранением данных и учётом изменений в законодательстве. 

К сожалению, компании не всегда способны самостоятельно обеспечить выполнения всех условий, необходимых для эффективного внедрения автоматизации в процессы кадрового учёта. Если компания заинтересована в быстром и качественном переходе на автоматизированное кадровое делопроизводство, стоит присмотреться к услугам профессионалов в этой области. 

Привлечение специализированной компании-подрядчика для внедрения автоматизации кадрового делопроизводства имеет ряд преимуществ: 

• Экспертное мнение. Консалтинговые агентства и другие компании, оказывающие услуги по внедрению автоматизации кадрового делопроизводства, имеют широкий опыт и глубокие знания в данной области, что позволяет предлагать экспертное мнение и оптимальные решения; 
• Нейтральность и объективность. Компания-подрядчик в процессе работы часто выступает в роли независимой стороны, которая оценивает текущие процессы и предлагает подходящие для конкретной ситуации решения. Специалисты не имеют скрытых интересов и мотивов, что обеспечивает объективность и заботу об интересах заказчика во время внедрения автоматизации; 
• Актуальные технологии и лучшие практики. Консалтинговые агентства и другие подрядчики следят за актуальными технологиями и новыми подходами в области автоматизации кадрового делопроизводства. Они могут предложить лучшие практики и рекомендации, основанные на опыте работы с другими организациями и современных методах; 
• Ускорение процесса внедрения. Специалисты обладают отработанным навыком работы и эффективными аналитическими инструментами, потому быстро проводят анализ ситуации, определяют ключевые проблемы и разрабатывают эффективный план действий. Профессионалы имеют опыт работы с различными организациями и смогут успешно приспособиться к условиям конкретной компании, что позволяет ускорить процесс внедрения автоматизации; 
• Сокращение затрат и высвобождение ресурсов. Самостоятельное внедрение автоматизации требует большого количества времени, энергии и ресурсов. Привлечение консалтингового агентства позволяет сократить затраты, так как специалисты берут всю нагрузку на себя и без необходимости не привлекают к внедрению автоматизации кадрового делопроизводства сотрудников компании; 
• Поддержка и обучение. Консалтинговые агентства, помимо непосредственно внедрения автоматизации кадрового делопроизводства в рабочие процессы, обеспечивают поддержку и обучение сотрудников во время и после перехода на автоматизированный кадровый учёт. Специалисты помогают сотрудникам освоить новую систему и решать возникающие проблемы, обеспечивая эффективную и бесперебойную работу. 

Коротко о главном: 

1. Автоматизация кадрового делопроизводства играет важную роль в оптимизации работы отдела кадров и повышении эффективности управления персоналом в организации. Внедрение автоматизации позволяет сократить время и ресурсы, улучшить точность и надёжность данных, упростить процессы и повысить удобство использования кадровых документов. 
2. Основные преимущества автоматизации кадрового делопроизводства: ускорение процессов, сокращение потребности в бумажной документации, автоматическое генерирование отчётов и сопроводительной документации, лучшая доступность и аналитика данных, а также повышение качества и точности работы. 
3. Для успешного внедрения автоматизации кадрового делопроизводства необходимо провести анализ текущих процессов, выбрать соответствующую систему, обучить и поддерживать сотрудников, тестировать и отлаживать систему, а также обеспечить мониторинг и сопровождение после внедрения. 
4. Внедрение автоматизации требует тщательной подготовки и обучения, но при правильном подходе принесёт значительные выгоды и результаты. 
5. Привлечение профессионалов к внедрению автоматизации кадрового делопроизводства позволяет кадровым специалистам сосредоточиться на более стратегических задачах, повысить эффективность работы и улучшить качество услуг для сотрудников организации.