info@metod.company
+7(495) 103 97 03
Должностная инструкция: пережиток прошлого или эффективный инструмент
В последние годы должностные инструкции стали терять свою популярность, а описанию должностных обязанностей уделяют все меньше и меньше внимания.
В быстро развивающемся и постоянно меняющемся мире бизнеса должностные инструкции стали восприниматься как устаревшие и бюрократические элементы, работодатели не хотят тратить время на написание инструкций, аргументируя это тем, что в данных компаниях каждый сотрудник и так знает, что нужно делать.
Давайте рассмотрим, чем обусловлена необходимость разработки и утверждения должностных инструкций, и почему мы все же рекомендуем своим клиентам их утверждать?
Во-первых, проверяющие органы всегда запрашивают для проверки должностные инструкции.
Хотя Трудовой кодекс не содержит требований по разработке и утверждению должностных инструкций, но если проверка касается кадровых документов, будь то проверка трудовой, налоговой инспекции, ПФР, ФСС и др., то в перечне запрашиваемых документов обязательно будут должностные инструкции работников.
Специалисты Роструда описывают должностную инструкцию как важный документ и неотъемлемый инструмент регулирования трудовых отношений, поэтому многие специалисты, в том числе и проверяющие органы считают необходимым наличие должностных инструкций (письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6 "О порядке внесения изменений в должностные инструкции работников", письмо Роструда от 09.08.2007 N 3042-6-0).
Работодателю важно знать, что само по себе отсутствие должностной инструкции не должно расцениваться как нарушение трудового законодательства и влечь за собой ответственность. Ответственность может возникнуть за нарушение ст. 57 Трудового кодекса РФ, которая указывает, что обязательным условием трудового договора является трудовая функция. Очень часто, в рамках проведения кадрового аудита у клиентов нашей компании и проверки трудовых договоров, мы выявляем следующее: в трудовом договоре прописано, что работник принят на должность, например, менеджера по продажам, а его трудовые обязанности определяются должностной инструкцией.
Когда мы запрашиваем инструкцию, оказывается, что ее пока не разработали. Такие действия являются грубым нарушением, если какие-либо документы (трудовой договор, положение об оплате труда, правила внутреннего трудового распорядка и др.) имеют ссылку на должностную инструкцию.
В таком случае эти инструкции становятся обязательными, а за их отсутствие компанию могут оштрафовать. Если у организации нет желания или возможности разрабатывать должностные инструкции, трудовую функцию работника можно указать в трудовом договоре. Например, работник принимается на должность специалиста по персоналу для ведения кадрового делопроизводства, поиска и подбора персонала. Такой формулировки будет достаточно, чтобы исполнить требование ст. 57 Трудового кодекса РФ.
Во-вторых, должностные инструкции являются хорошим инструментом адаптации новых сотрудников.
Грамотно составленная должностная инструкция может стать полезным инструментом адаптации и обучения нового сотрудника.
С психологической точки зрения сотруднику необходимо понимать, чего от него ожидают? В противном случае у него не будет должной уверенности в себе и он не сможет адекватно действовать.
Другими словами, если люди не знают, чего от них ожидают, они будут чувствовать себя неуверенно. Пойди туда, не знаю, куда, принеси то, не знаю, что.
Должностная инструкция может служить планом для обучения нового сотрудника.
В-третьих, должностные инструкции являются важнейшим инструментом борьбы с недобросовестными работниками.
Уволить работника за непрохождение испытательного срока, за ненадлежащее исполнение должностных обязанностей, за несоответствие занимаемой должности возможно, если есть документ, в котором прописаны, какие именно обязанности работник должен выполнять.
Ошибкой большинства компаний является то, что они должностные инструкции утверждают для проверяющих. А то, чем работник фактически занимается, явно отличается от того, что написано в его должностной инструкции.
Такие инструкции будут «пустыми».
Работники неохотно подписывают их.
Представьте, к вам на работу выходит новый сотрудник, он прошел три этапа собеседования, ему описывали определенные должностные обязанности, а в первый рабочий день ему дают должностную инструкцию, где описаны совсем другие функции.
На вопрос, почему так, ему отвечают: «Не обращай внимание на данный документ, фактически ты будешь выполнять те обязанности, которые были озвучены на собеседовании».
Такая ситуация, как минимум, вызовет негодование сотрудников, а многие и вовсе откажутся подписывать такие должностные инструкции и еще раз обдумают, хотят ли они работать в компании, где обещания и официальные документы не соответствуют друг другу.
А есть и такие сотрудники, которые злоупотребляют подобными ошибками работодателей. Это ситуации, когда работодатель увольняет сотрудника за ненадлежащее исполнение обязанностей, и работник заявляет, что согласно его должностной инструкции это не входит в его обязанности. В случае спора суд встанет на сторону работника и восстановит его на работе.
Поэтому должностные инструкции должны описывать перечень процедур, которые выполняет работник в рамках своей работы. Только в этом случае это будет не «бумажка ради бумажки», а действенный инструмент регулирования трудовых отношений с работниками.
Исходя из вышеизложенного, можно сделать вывод, что каждая компания имеет право самостоятельного решения применять или нет должностные инструкции.
На данное решение также могут оказать влияние следующие данные: сколько сотрудников трудятся в компании, сколько лет компания существует, специфика деятельности компании, должность, которую занимает работник и др.
Не остается сомнения, что должностные инструкции – это прекрасный инструмент для описания задач и обязанностей работника, которые раскрывают требования и ожидания от работников, позволяют легче влиться в процесс работы и, таким образом, регламентируют трудовые отношения.
Давайте рассмотрим, чем обусловлена необходимость разработки и утверждения должностных инструкций, и почему мы все же рекомендуем своим клиентам их утверждать?
Во-первых, проверяющие органы всегда запрашивают для проверки должностные инструкции.
Хотя Трудовой кодекс не содержит требований по разработке и утверждению должностных инструкций, но если проверка касается кадровых документов, будь то проверка трудовой, налоговой инспекции, ПФР, ФСС и др., то в перечне запрашиваемых документов обязательно будут должностные инструкции работников.
Специалисты Роструда описывают должностную инструкцию как важный документ и неотъемлемый инструмент регулирования трудовых отношений, поэтому многие специалисты, в том числе и проверяющие органы считают необходимым наличие должностных инструкций (письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6 "О порядке внесения изменений в должностные инструкции работников", письмо Роструда от 09.08.2007 N 3042-6-0).
Работодателю важно знать, что само по себе отсутствие должностной инструкции не должно расцениваться как нарушение трудового законодательства и влечь за собой ответственность. Ответственность может возникнуть за нарушение ст. 57 Трудового кодекса РФ, которая указывает, что обязательным условием трудового договора является трудовая функция. Очень часто, в рамках проведения кадрового аудита у клиентов нашей компании и проверки трудовых договоров, мы выявляем следующее: в трудовом договоре прописано, что работник принят на должность, например, менеджера по продажам, а его трудовые обязанности определяются должностной инструкцией.
Когда мы запрашиваем инструкцию, оказывается, что ее пока не разработали. Такие действия являются грубым нарушением, если какие-либо документы (трудовой договор, положение об оплате труда, правила внутреннего трудового распорядка и др.) имеют ссылку на должностную инструкцию.
В таком случае эти инструкции становятся обязательными, а за их отсутствие компанию могут оштрафовать. Если у организации нет желания или возможности разрабатывать должностные инструкции, трудовую функцию работника можно указать в трудовом договоре. Например, работник принимается на должность специалиста по персоналу для ведения кадрового делопроизводства, поиска и подбора персонала. Такой формулировки будет достаточно, чтобы исполнить требование ст. 57 Трудового кодекса РФ.
Во-вторых, должностные инструкции являются хорошим инструментом адаптации новых сотрудников.
Грамотно составленная должностная инструкция может стать полезным инструментом адаптации и обучения нового сотрудника.
С психологической точки зрения сотруднику необходимо понимать, чего от него ожидают? В противном случае у него не будет должной уверенности в себе и он не сможет адекватно действовать.
Другими словами, если люди не знают, чего от них ожидают, они будут чувствовать себя неуверенно. Пойди туда, не знаю, куда, принеси то, не знаю, что.
Должностная инструкция может служить планом для обучения нового сотрудника.
В-третьих, должностные инструкции являются важнейшим инструментом борьбы с недобросовестными работниками.
Уволить работника за непрохождение испытательного срока, за ненадлежащее исполнение должностных обязанностей, за несоответствие занимаемой должности возможно, если есть документ, в котором прописаны, какие именно обязанности работник должен выполнять.
Ошибкой большинства компаний является то, что они должностные инструкции утверждают для проверяющих. А то, чем работник фактически занимается, явно отличается от того, что написано в его должностной инструкции.
Такие инструкции будут «пустыми».
Работники неохотно подписывают их.
Представьте, к вам на работу выходит новый сотрудник, он прошел три этапа собеседования, ему описывали определенные должностные обязанности, а в первый рабочий день ему дают должностную инструкцию, где описаны совсем другие функции.
На вопрос, почему так, ему отвечают: «Не обращай внимание на данный документ, фактически ты будешь выполнять те обязанности, которые были озвучены на собеседовании».
Такая ситуация, как минимум, вызовет негодование сотрудников, а многие и вовсе откажутся подписывать такие должностные инструкции и еще раз обдумают, хотят ли они работать в компании, где обещания и официальные документы не соответствуют друг другу.
А есть и такие сотрудники, которые злоупотребляют подобными ошибками работодателей. Это ситуации, когда работодатель увольняет сотрудника за ненадлежащее исполнение обязанностей, и работник заявляет, что согласно его должностной инструкции это не входит в его обязанности. В случае спора суд встанет на сторону работника и восстановит его на работе.
Поэтому должностные инструкции должны описывать перечень процедур, которые выполняет работник в рамках своей работы. Только в этом случае это будет не «бумажка ради бумажки», а действенный инструмент регулирования трудовых отношений с работниками.
Исходя из вышеизложенного, можно сделать вывод, что каждая компания имеет право самостоятельного решения применять или нет должностные инструкции.
На данное решение также могут оказать влияние следующие данные: сколько сотрудников трудятся в компании, сколько лет компания существует, специфика деятельности компании, должность, которую занимает работник и др.
Не остается сомнения, что должностные инструкции – это прекрасный инструмент для описания задач и обязанностей работника, которые раскрывают требования и ожидания от работников, позволяют легче влиться в процесс работы и, таким образом, регламентируют трудовые отношения.