Главный источник проблем бизнеса. Бухгалтерия.

Что такое бюрократия и при чём здесь бухгалтерия 

Бюрократия – структура организации с чёткой управленческой иерархией и проработанными правилами, стандартами и показателями оценки работы. Бюрократия – про жёсткий контроль и отчётность. В процессе роста компании, бюрократия создаёт всё большие издержки, связанные с контролем: сбор и обработка информации по сделкам, фиксация результатов переговоров и принятых решений, контроль внутренних процессов и исполнения обязательств по контрактам. 

В компаниях часто ценят креативность и новаторство, но держится всё за счёт контроля и бюрократии. Бюрократический тип организации основывается на стремлении к стабильности. Однако обилие формальных процедур, регламентов, инструкций, утвержденных бизнес-процессов не всегда играют на руку компании. Один из «побочных эффектов» бюрократизации бизнеса – повышенная нагрузка на бухгалтерию. 

Бухгалтерия – структурное подразделение компании, которое собирает и накапливает данные об имуществе и обязательствах организации. Бухгалтерия – источник документально обоснованной и структурированной экономической информации, необходимой для принятия эффективных управленческих решений. Проще говоря, весь документооборот, которым сопровождается контроль над внутренней и внешней деятельностью организации, ведётся через бухгалтерию. 

Негативное влияние бюрократии на бизнес 

Бухгалтерия часто держится обособленно от остальных подразделений, а руководитель компании даже не пытается вникнуть в суть процессов и всецело доверяет учёт главному бухгалтеру. Бухгалтерия – специфическая область знаний, и вряд ли много управленцев найдут время, чтобы разобраться в вопросе и оценить, оправданы ли жалобы сотрудников на тиранию главбуха, которому вечно не хватает то первичных документов, то счёта-фактуры. Делегировать задачи профессионалу – единственно верное управленческое решение. Однако в работе с бухгалтерией руководитель неизбежно сталкивается с проблемами, которые тормозят развитие всей компании. 

Российский бизнес больше забюрократизирован, чем западный: российское законодательство накладывает на компании множество ограничений, усложняет процессы в ряде отраслей, вынуждает вести масштабную отчётность и увеличивать документооборот. Компания становится неповоротливой: внедрять инновационные решения не позволяет низкая из-за бумажной волокиты скорость принятия решений, прорывные идеи остаются за бортом или устаревают к тому моменту, как до них доходят руки. Снижается и мотивация сотрудников: вместо того, чтобы решать интересные задачи и развиваться в своей области, работники вязнут в рутинных процессах и отчётности. 

Многоуровневая бюрократическая система России не только одна из главных проблем при ведении бизнеса, но и фактор, который провоцирует нарушения: многие компании уходят в теневой сектор, чтобы избежать столкновения с «канцелярщиной», а по результатам опроса ВЦИОМ, россиянам открыть собственное дело и легализовать бизнес мешают высокие налоги (25% опрошенных) и бюрократия (22% опрошенных). 

Впрочем, основная причина чрезмерной бюрократизации внутри компаний – нерациональные поведенческие модели менеджмента. Руководитель, который боится делегировать и потерять контроль над ситуацией, закапывается в микроменеджмент и плодит регламенты. Контроль безусловно снижает риски неверных решений, но также ограничивает возможности роста внутри компании для менеджеров среднего звена, а также отвлекает от построения стратегии организации. По-настоящему успешной компания станет только достигнув баланса между контролем и делегированием. 

Как справиться с бюрократизацией? 

Совершенствовать управление организацией на пути к сокращению бюрократизации можно несколькими способами: 

Технократический подход предполагает создание идеальной модели механизма управления через постепенные и малозаметные последовательные изменения. Мало инвазивное вмешательство снижает сопротивление бюрократии, которое способно парализовать усилия реформаторов. 

Рыночный подход – стихийная подстройка механизма управления к меняющимся условиям. Спонтанность действий может привести к внутренней поляризации сил, росту сопротивления изменениям и даже укреплению позиций бюрократии. 

Стратегический подход – исходя из объективных условий деятельности организации и расстановки сил в ней, выявить и развить позитивные демократические формы управления организацией. Реализуют такой подход за счёт внедрения новой организационной структуры, развития коллективных методов разработки и принятия решений, формирования новой модели управления, распространения в системе управления экономических отношений. 

Ключевые ошибки во взаимодействии с бухгалтерией и как их избежать 

Первая и главная ошибка – отсутствие понимания зачем в компании существует отдел бухгалтерии. Раньше главбух считался правой рукой собственника и имел непререкаемый авторитет у сотрудников. Сейчас бухгалтерия всё чаще воспринимается как «обслуживающее подразделение», торопиться выполнять требования которого вовсе не обязательно. Бывает и руководители плохо понимают что входит в компетенции бухгалтера и чего от него ждать. 

Задачи бухгалтерии можно свести к двум основным, из которых проистекают все остальные:

• Своевременно предоставлять корректную информацию для контролирующих органов; 
• Готовить для собственника оперативные и достоверные отчёты. 

Бухгалтерия бережёт компанию от штрафов и излишнего вмешательства контролирующих органов, а также выступает опорой в принятии управленческих решений. На главного бухгалтера управленец возлагает больше всего ожиданий и требований, ведь в малом и среднем бизнесе ответственность за деятельность компании несут два человека: руководитель компании и главный бухгалтер. 

Вторая ошибка, угрожающая взаимоотношениям руководителя и главного бухгалтера – часто руководитель считает, что главбух по умолчанию несёт материальную ответственность и за всё «отвечает головой». В реальности же главный бухгалтер разделяет с руководителем материальную ответственность только в случае, если с ним заключён договор о полной материальной ответственности. В противном случае беспечно полагаться на добропорядочность и заинтересованность в успехе предприятия наёмного сотрудника. 

Ещё одна частая ошибка, которая ведет к непониманию, нервотрёпке и убыткам – не ставить задачу перед главным бухгалтером. Главбух должен выполнять роль, которую ему отведёт руководитель, иначе случае ничто не помешает понимать должностные обязанности так, как выгодно. Не стоит отстраняться от деятельности бухгалтерии: главбух сам не напишет себе должностных инструкций, не возьмёт дополнительную ответственность. 

Тем не менее, список функций главного бухгалтера известен и понятен: 

• руководство бухгалтерией; 
• организация учёта финансово-хозяйственной деятельности компании; 
• ведение бухгалтерского и налогового учёта; 
• контроль над оформлением документов; 
• составление бухгалтерской, налоговой и статистической отчетности. 

Привлекать главного бухгалтера крупных предприятий для решения задач на уровне финансового директора – тоже ошибка. Финдиректор занимается другими вещами:

• стратегическим финансовым и налоговым планированием; 
• анализом финансово-хозяйственной деятельности и разработкой финансовой политики; 
• контролем работы бухгалтерии, экономического и финансового отделов; 
• поставкой управленческого учёта и выполнением ряда других функций. 

Бухгалтеры не обязаны обладать компетенциями для проведения финансовой аналитики и стратегического планирования. 

5 правил взаимодействия с бухгалтерией, которые сберегут нервы и деньги 

Чтобы бухгалтерская служба не вызывала серьёзных проблем для руководителя, достаточно соблюдать несколько несложных правил. 

Фиксируйте в договоре должностные обязанности и ответственность главного бухгалтера. Это правило касается и прочих сотрудников – конфликты происходят от недопонимания между людьми, потому с требованиями и санкциями за их неисполнение лучше разобраться на берегу. Выживание компании зависит от качества бухгалтерского учёта и никак не регламентировать работу отдела попросту опасно. 

В общих чертах должностные главного бухгалтера могут выглядеть следующим образом:

• Вести учёт в соответствии с актуальными требованиями законодательства РФ: следить за поправками к законам и корректировать работу отдела и документооборот в соответствии с изменениями; 
• Оптимизировать работу отдела путём автоматизации и реорганизации, своевременно сообщать о необходимости внедрить изменения; 
• Требовать от сотрудников отдела качественного исполнения обязанностей, своевременно информировать руководство о возникших проблемах; 
• Организовывать и поддерживать эффективную работу с контролирующими органами; 
• Предлагать пути финансовой оптимизации и экономии; 
• Объяснять руководителю доступным языком нюансы работы в случае необходимости; 
• Оперативно предоставлять понятные, достоверные отчёты; 
• Разделить обязанности бухгалтерской и финансовой службы. 

Ознакомьтесь с основами бухгалтерского учета и не нарушайте правил. Понимать, что происходит с деньгами компании, и поддерживать эффективную работу – основа бизнеса. 

Важно помнить, что учёт хозяйственной деятельности организации ведётся на основе первичной документации: все сделки, которые привели к поступлению или списанию денежных средств, в обязательном порядке должны подтверждаться документом. 

Передача в бухгалтерскую службу документов за предыдущие периоды, влечёт составление и сдачу в контролирующие органы корректирующей отчетности – по сути дополнительную работу для бухгалтера. Всем будет проще, если документация будет поступать в распоряжение бухгалтерии своевременно, так что позаботьтесь о том, чтобы главбуху не приходилось трясти менеджеров по каждой бумажке. 

Ознакомьтесь с отчётностью, прежде чем подписывать. Попросите бухгалтера или обслуживающую компанию пояснить нюансы, если что-то непонятно, уточните сумму рассчитанного налога. 

Задача бухгалтера – содержать бумаги в порядке. Позаботьтесь об организации хранения документации на всех уровнях. У каждого документа должно быть своё место, чтобы не тратить впустую время на поиск и перекладывание бумаг. 

Регулярно проводите аудит работы бухгалтерии. Своевременная проверка поможет вскрыть накапливающиеся проблемы и вовремя «подлатать» тонкие места. Привлекайте внешних специалистов, чтобы оценить состояние дел фирмы, используйте опыт экспертов, чтобы отладить работу собственной бухгалтерии. 

Настройте оповещения от налоговой так, чтобы требования дублировались и приходили не только главбуху, но и руководителю – быть в курсе начисленных штрафов и пени, значит не упустить из вида проблему. 

Внимательно подбирайте кандидата на должность главного бухгалтера. Проблемы в работе бухгалтерии вскрываются далеко не сразу. Но если налоговая проверка насчитала штрафов и пеней, к фирме регулярно применяют налоговые санкции за несвоевременную сдачу декларации, если запрошенный документ за прошлый год две недели ищут по архивам, дело явно пахнет керосином и нужно разбираться с главбухом. 

Конечно, на собеседовании все соискатели молодцы и подбор человека на должность главного бухгалтера во многом русская рулетка. Если отношения с предыдущим главбухом не задались или путь компании только начинается, стоит обратиться к профессиональному HR специалисту за помощью в поиске достойного кандидата. 

Разработайте должностные инструкции. Работа бухгалтерской службы, как и работа компании в целом, должна быть стандартизирована и регламентирована: регламенты позволят повысить управляемость отдела и исключит неразбериху в случае смены руководства. 

Стандарты делятся на три уровня: положение о системе бухгалтерского учёта на предприятии, руководство по ведению бухучёта, должностные инструкции. 

Проработка регламентов и беспрекословное их выполнения минимизируют влияние человеческого фактора на ход работы. 

Человеческий фактор – главная проблема бухгалтера 

Основные проблемы бухгалтерского учёта кроются не в форме собственности и не в роде деятельности компании. Работа главного бухгалтера чаще затрудняется из-за человеческого фактора: работники несвоевременно приносят документы, налоговая мучает уточняющими вопросами, контрагенты снова и снова делают запросы, а несчастный бухгалтер разрывается между задачами. 

Большое количество отчётов о зарплате и сотрудниках. Компания по мере развития сталкивается с необходимостью расширения штата. Для организации рост коллектива – показатель благополучия, а для бухгалтера – увеличение количества отчётов и усложнение бухгалтерского учёта, ведь чем больше сотрудников, тем больше сведений приходится вносить в документы. 

Помимо ПФР и ФСС, которые в 2023 году объединились в одну структуру и теперь носят название «Социальный фонд России» (сокращённо СФР), предприятие отсылает сведения о сотрудниках в налоговую инспекцию. Также некоторые данные требуют предоставлять органы госстатистики. В общей сложности минимальный набор основных отчётов для любой организации превышает 30 документов в год, и во всех нужно учитывать каждого штатного сотрудника. И это помимо всех прочих документов, которые проходят через бухгалтера. 

Справиться с обилием отчётности поможет наём дополнительного сотрудника в бухгалтерию и автоматизация части процессов по подготовке отчётности. 

Небрежное отношение сотрудников к документам – другая серьёзная проблема для бухгалтера. По закону каждая хозяйственная операция в компании должна быть документально подтверждена. К сожалению, сотрудники нередко забывают запросить необходимые документы, передать их в бухгалтерию, а то и умудряются потерять бумаги. 

Бухгалтер безусловно может рассчитать налоговую базу без подтверждающих документов, но если компания подвергнется внешнему аудиту, а оригиналов документов не будет, должностным лицам и самой организации грозят штрафные санкции. А если бухгалтер занизит расходы компании и откажется от учёта НДС, сумма налогов для фирмы значительно возрастет. В обоих случаях «крайним» оказывается бухгалтер. 

Простимулировать сотрудников вовремя запрашивать и передавать в бухгалтерию необходимые документы можно «кнутом» или «пряником»: 

• Приказом обязать работников предоставлять бухгалтерские документы согласно графику, а в случае неисполнения – привлекать к ответственности нарушителей; 
• Принять мотивационные меры и поднять заинтересованность персонала в своевременной передаче документов: внести оперативность сдачи первичной документации в показатели эффективности сотрудников или привязать к этому показателю размер или порядок выплаты премий. 

Разница между бухгалтерским и налоговым учётом основных средств.Главный бухгалтер отвечает за ведение и того и другого учёта, однако регламентируются они разными законодательными документами, потому бухгалтеру приходится в разной форме дублировать часть сведений и по сути проводить двойную работу. 

Упростить учёт основных средств компании можно объединив по возможности бухгалтерский и налоговый: 

• Вести амортизационные расчёты единым методом; 
• Не использовать амортизационные премии; 
• Лимитировать стоимость основных средств по единому методу; 
• Соблюдать единый срок полезного использования основных средств в обоих учётах.

Расхождения всё равно будут, но их количество будет минимизировано. 

Запросы от партнёров. Контрагенты компании нередко совершенно не вовремя обращаются за предоставлением основных сведений об организации. В период годовой бухгалтерской отчетности такие запросы особенно деморализуют. 

Проще всего делегировать эту обязанность другому сотруднику, например штатному юристу или дополнительному сотруднику бухгалтерии. Также стоит держать наготове копии основных бухгалтерских документов в бумажном и электронном виде: это значительно ускорит обработку запроса. 

Часть основных сведений об организации лучше выгрузить во внутреннюю сеть компании, чтобы по необходимости даже менеджер без труда мог направить контрагенту нужные сведения. Однако информацию, связанную непосредственно с бухгалтерским учётом, всё равно придётся готовить и направлять бухгалтеру. 

Если руководитель фирмы не желает обнародовать сведения бухгалтерского учёта, которые просит предоставить партнёр, организация имеет право заявить о своей добросовестности и гарантировать наличие возможностей для исполнения своих обязательств. Контрагенты могут удовлетвориться и таким ответом. 

Требования из налоговой. После сдачи основной отчётности, бухгалтеру, казалось бы, можно выдохнуть, однако именно в этот момент ФНС часто инициирует камеральную проверку: уточняющие запросы, дополнительные документы, необходимость устных пояснений – всё это отнимает массу времени и сил. 

Иногда инспекторы не утруждаются вникать в нюансы бухгалтерского учёта и дергают главбуха по каждой мелочи. Если налоговая сообщает о наличии ошибок в основной отчетности, но не уточняет каких именно, бухгалтер вправе сделать ответный запрос и не искать самостоятельно неточности. Если бухгалтер считает, что отчётность в порядке, следует направить письмо об этом в ФНС. 

Если запрос налогового инспектора вызывает затруднения, стоит уточнить что именно требуется от бухгалтера. Письмо с уточнением должно подаваться в срок не более пяти дней. 

Контрагенты задерживают документы. Усложнить жизнь бухгалтеру способны не только коллеги и налоговая, но и контрагенты: партнёры часто не торопятся передать необходимые документы в срок, а штрафовать за отсутствие бумаг будут компанию, где работает бухгалтер. В итоге вместо того чтобы заниматься прямыми обязанностями, бухгалтер вынужден убеждать контрагентов удосужиться наконец предоставить необходимую бумагу. 

Чтобы дорогие партнёры не забывали вовремя передавать документы, нужно включить в договор сроки и способы предоставления бухгалтерской документации. Не лишним будет определить чьими силами или за чей счёт будет происходить отправка бумаг. 

Также избавить бухгалтера от общения с контрагентами можно переложив обязанность по сбору документов на другого сотрудника. 

Сотрудники внезапно уходят в отпуск. В каждой организации существует график отпусков. Однако случаются ситуации, когда работнику необходимо уйти в отпуск в несогласованное время. Уведомив о внезапных каникулах непосредственного руководителя, сотрудники часто забывают поставить в известность бухгалтерию, которая обязана начислять отпускные выплаты и вести их учёт. Тем временем за несвоевременную выплату отпускных предусмотрен штраф, значит бухгалтер снова бросает всё и занимается отпускными. 

Чтобы таких ситуаций не возникало, имеет смысл создать регламент, согласно которому вне разработанного графика оплачиваемый отпуск сотруднику предоставят только через 5 рабочих дней после письменного заявления – этого времени бухгалтеру хватит для подготовки документов и отпускных выплат. В противном случае сотрудник обязан брать отпуск за свой счёт. 

Выгорание и накопившаяся усталость. Бухгалтер – очень ответственная должность. Часто сотрудники бухгалтерии, и особенно главбух, пренебрегают отпуском и работают сверхурочно, чтобы не подвести компанию, ведь нагрузка порой превышает рабочее время и разумные пределы. Тем временем коллеги подливают масла в огонь и шушукаются про вредную главбушку, которая требует очередную бумажку. 

В такой атмосфере вечной гонки и с чувством непризнанности заслуг, немудрено заработать выгорание. Усталый сотрудник, как несложно догадаться, становится невнимательным и хуже справляется со сложными задачами. Доводить до такого состояния одного из ключевых работников – недопустимо. 

Если классный бухгалтер, который ранее ни разу не подводил компанию, вдруг начинает совершать ошибки, стоит не ругаться, а задуматься: может стоит нанять ещё одного бухгалтера или отдать часть бухгалтерских задач на аутсорсинг? 

Ошибки, которые совершает бухгалтер 

Неприятно, когда сотрудники ошибаются. Если ошибается бухгалтер, оплошность может ещё и дорого обойтись. Некомпетентность послужила виной промаху или усталость – не столь важно, главное что штрафы и пени придётся выплачивать компании. 

Неправильные реквизиты. Если бухгалтер в спешке перепутает реквизиты, компания может лишиться сотен тысяч и подставиться перед налоговой. 

Ошибки в первичных документах могут быть разными: от банальных опечаток до отсутствия обязательных реквизитов. Если документ оформлен неправильно, проводки на его основании осуществлять нельзя. 

Ошибки в расчётах по вине бухгалтера. Чаще всего оплошности случаются при расчёте себестоимости товаров и зарплат сотрудников. Неточности могут привести к доначислению налогов и штрафам. 

Неверные проводки. Бывает, что в документе и расчётах всё точно, а сумма записана не туда, куда нужно. Такая ошибка часто возникает при распределении расходов на производство. 

Отсутствие первичных документов. Каждая хозяйственная операция должна подтверждаться первичными документами – так называемыми «закрывашками»: актом выполненных работ, кассовым чеком, УПД и т. д.. Если бумаг не окажется, запись в бухгалтерской программе будет недействительной, а ФНС, например, не примет расход к вычету и доначислит налог. 

Ошибки в отчётах, нарушение сроков подачи деклараций. Если бухгалтер использует устаревшую форму, допустит ошибку при переносе данных или подаст декларацию не вовремя, налоговая оштрафует компанию и обяжет оплатить пени за каждый день просрочки. 

Можно ли взыскать с бухгалтера материальную ответственность? 

Обязать виновника компенсировать расходы за совершённую ошибку сложно. Если речь о штатном сотруднике, то возместить причинённый прямой действительный ущерб он обязан, при условии подписанного договора о полной материальной ответственности. Однако за налоговые нарушения ответственность несёт исключительно налогоплательщик: ИП или юридическое лицо. Бухгалтер в этом случае компенсировать расходы не обязан, даже если виноват. Привлечь к ответственности приходящего бухгалтера можно только через суд и при наличии договора. 

Взыскать плату за ошибки проще всего с аутсорсинговой бухгалтерской компании: обычно такие организации обязуются компенсировать любые расходы, связанные с возможными ошибками по вине бухгалтера, до определённого в договоре лимита. 

Преимущества аутсорсинга бухгалтерии

Аутсорсинг бухгалтерии – удалённое сопровождение бухгалтерии организации. Оказывают такие услуги специализированные компании и консалтинговые агентства. Перевод бухгалтерии на аутсорсинг предполагает передачу сторонней организации ответственности за функции бухгалтерии и обязанность предоставлять нанимателю отчётность в полном объёме. Ведение бухгалтерского и налогового учёта, расчёт зарплат, а также другие функции бухгалтера можно переложить на плечи квалифицированных специалистов, да ещё и с гарантиями. 

По сравнению со штатным бухгалтером, у аутсорсинга есть свои особенности: 

• Чаще речь не о конкретном удаленном бухгалтере, а о наборе услуг: составление платёжек, ведение учёта, расчёт зарплат – перечень закрепляется в договоре с компанией; 
• Аутсорсинговая компания обычно ограничивает перечень обязательств условиями договора. То есть если компании вдруг понадобится дополнительная бухгалтерская помощь, придётся доплачивать; 
• В большинстве случаев, информацию и документы предоставляет сам клиент: бухгалтер на аутсорсе не звонит контрагентам и не выпрашивает первичные документы. Впрочем, переложить контакты с партнёрами на внешнего специалиста тоже возможно, если это предусматривает договор; 
• Аутсорсинговые компании несут ответственность за свои ошибки по договору и привлечь внешнего специалиста к финансовому ответу за промах куда проще, чем штатного; 
• Также исключён вариант, когда бухгалтер внезапно увольняется и оставляет компанию наедине со штрафами, недовольной налоговой и тонной бумаг. Аутсорсинговая компания строго выполняет обязательства в рамках договора; 
• Аутсорсинговой компании не нужен отпуск и больничный. В отличие от штатного бухгалтера, внешняя компания гарантирует бесперебойную работу, а качество выполнения услуг от настроений в коллективе никак зависеть не будет; 
• Специалисты аутсорсинговых компаний гарантированно разбираются во всех бухгалтерских процессах, которые обязуются выполнять по договору, и имеют обширный опыт; 
• У аутсорсинговых компаний уже проработан алгоритм предоставления услуг в соответствии с действующим законодательством РФ и международными стандартами. Наёмные специалисты пристально следят за всеми поправками и оперативно вносят изменения в документы, тогда как штатный бухгалтер может упустить из вида некоторые изменения, ведь законодательство в части налогов и соцстрахования меняется довольно часто; 
• Услуги аутсорсинговой компании, как правило, обходятся дешевле, чем штатный бухгалтер. Безусловно, в отличии от «своего» бухгалтера в офисе, внешнюю компанию не получится бесконечно нагружать дополнительными задачами и придётся доплачивать за новые функции. Однако выше уже обсуждали, что такое отношение к штатному сотруднику ведёт к ошибкам и проблемам для организации. 

Организации иногда совмещают штатного бухгалтера и аутсорсинговое ведение бухгалтерии. Передавая на аутсорс функцию главного бухгалтера, компания получает не только оценку работы штатного бухгалтера и качественно подготовленные отчёты, но и юридическую ответственность за выполненную работу. 

Такой формат позволяет разделить нагрузку и повысить эффективность работы. При том помимо зарплаты и прочих выплат на дополнительного сотрудника, компания экономит на содержании рабочего места и обслуживании техники. Таким образом, передавая полностью или частично ведение бухгалтерии на аутсорс, компания высвобождает средства на развитие других аспектов бизнеса.