Стратегические сессии: как за несколько часов принимаются определяющие решения?

Что такое стратегическая сессия?

Стратегическая сессия – групповая работа ключевых руководителей компании и приглашённых специалистов над разработкой стратегически-значимых решений организации, выработкой и принятием решений по важнейшим вопросам функционирования бизнеса, созданием среднесрочного или долгосрочного плана развития компании.

Любая компания, независимо от размеров, отрасли, структуры и срока жизни на рынке, может нуждаться в проведении стратегических сессий: стратсессия станет отправной точкой для стартапа или новой вехой в развитии лидера рынка.

Стратегическая сессия – хорошее подспорье в принятии любых важных решений о будущем бизнеса. Совместная работа поможет увидеть больше вариантов решения поставленных задач, рассмотреть и взвесить варианты с разных сторон, обеспечить поддержку решения всеми ключевыми фигурами компании.

Чаще всего стратегическую сессию планируют на конец года или на начало цикла стратегического планирования. Также уместно проводить стратсессию в ситуациях, когда резко меняется рынок или условия ведения бизнеса.

Для чего проводят стратегическую сессию?

Главная цель стратсессии – силами команды и внешних консультантов и экспертов определить направления развития бизнеса из текущих внутренних и внешних условий. Попутно стратегическая сессия помогает освежить понимание рынка и позиции компании на нём, убедить сотрудников в важности внедрения изменений, сплотить команду вокруг новых целей, привлечь сотрудников к разработке стратегических решений и дать почувствовать причастность к судьбе компании.

Стратегическую сессию актуально проводить не только в рамках негативных изменений и выявления угроз бизнесу, но и в контексте корректировки курса развития из-за роста команды, расширения бизнеса и открытия новых направлений, или реализации предыдущего стратегического плана и вхождения в новый стратегический цикл.

Стратегическая сессия может преследовать множество целей:

- Проработать общие стратегии компании или значимых проектов, определить направления развития на долгую перспективу: ближайшие 3-5 лет;

- Разработать план действий по выходу из текущей или ожидаемой кризисной ситуации;

- Определить барьеры и ключевые факторы результативности на рынке, нащупать новые точки роста бизнеса и направления деятельности по оптимизации бизнес-процессов и системы управления, составить предварительный план по внедрению изменений;

- Скорректировать видение команды, собрать воедино понимание топ-руководителями стратегических и операционных целей и задач компании, выработать единый курс;

- Выявить ключевые целевые показатели, которые влияют на успешность бизнеса в количественном и качественном выражении;

- Определить приоритеты бизнеса на ближайший год: направления развития компании в целом и по ключевым функциям;

- Провести аудит текущей ситуации в компании: проанализировать возможности и угрозы на внешнем рынке, выявить сильные стороны компании и зоны её развития, дать оценку эффективности взаимодействия сотрудников и отделов внутри компании;

- Интегрировать проекты и направления бизнеса между собой, синхронизировать видение дальнейшего роста бизнеса и общих целей организации для всех отделов и направлений компании;

- Подготовить план по внедрению стратегического управления;

- Поработать над сплочённостью и мотивацией сотрудников: укрепить управленческую команду, создать условия для вовлечения команды в поиск конструктивных решений бизнес-задач;

- Определить необходимые ресурсы, предварительные сроки реализации мероприятий, распределить зоны ответственности и разработать ключевые показатели эффективности по каждому направлению развития.

Кто участвует в стратсессии?

В состав команды участников стратегической сессии со стороны компании входят ключевые фигуры бизнеса, которые отвечают за принятие решений и их реализацию: собственник, топ-менеджеры, руководители подразделений, ключевые сотрудники.

Эффективность стратегической сессии повышается, если к участию в работе группы привлечь сторонних экспертов и специалистов по стратегическому планированию: приглашённый специалист не предвзят, лучше видит проблемы бизнеса и не имеет личного интереса в принятии решений. Внешний эксперт не предлагает конкретных решений, а помогает участникам сессии выработать их самостоятельно.

Также сторонний специалист опытен в проведении подобных мероприятий и подготовит план совещаний таким образом, чтобы захватить и проработать все важные темы: частая ошибка самостоятельных стратсессий – непродуманный план и структура мероприятия, из-за чего команде не удаётся прийти к желаемому результату.

Ведущий стратегической сессии, ещё его называют модератором или фасилитатором, обеспечивает качественную коммуникацию между участницами сессии.

В задачи ведущего входит:

- Исходя из целей и задач компании, разработать эффективную структуру стратсессии;

- Объяснять задачи, снимать непонимание и сопротивление команды;

- Управлять дискуссией, работать с групповой динамикой и вовлечённостью участников сессии; 

- Бороться с усталостью, критикой, пустыми дискуссиями, забалтыванием проблем;

- Управлять конфликтами, направлять острые дискуссии в конструктивное русло; 

- Фиксировать идеи, выделять суть и перспективность предложений участников; 

- Гарантировать непредвзятость, дать возможность высказать многообещающие идеи;

- Провести тренинг для внутренних модераторов, если участников много.

Чем стратегическая сессия отличается от тренинга или совещания?

Тренинги проводят по единой, заранее разработанной программе. Задача тренингов и других форм обучения – через решение типовых заданий выработать определённые навыки, которые слушатели в дальнейшем будут применять самостоятельно в своей работе. 

Задача стратегической сессии – разработать коллективное решение по конкретному, часто критически важному для бизнеса вопросу. Перед каждой компанией стоят особенные задачи, каждая компания находится в уникальной ситуации и требует индивидуального подхода, потому стратегические сессии всегда готовятся под каждую компанию и каждую задачу отдельно.

Подход к проведению стратегической сессии как к тренингу не даёт индивидуального решения и не гарантирует достижения поставленных целей.

Стратегическую сессию нельзя провести за пару часов или даже за полный рабочий день. Процесс принятия сложных и ответственных решений многоэтапный и требует структурного подхода: стратсессия обычно представляет собой цикл из нескольких совещаний в разных форматах, между которыми проводится аналитическая работа.

Где проводить стратегическую сессию?

Безусловно, проводить стратегическую сессию можно и в офисе, и даже онлайн, но для лучшего результата всё же рекомендуем придерживаться формата выездной сессии: в офисе сложно отключиться от рабочих и бытовых проблем, в режиме онлайн к этому добавляются сложности с коммуникацией.

Идеальный вариант – два дня за городом: вытащить сотрудников из операционки, оторвать от рабочих мест, дать возможность взглянуть на компанию по-новому, дать время погрузиться в задачи и переварить идеи в отрыве от повседневной рутины.

Подготовка к стратегической сессии

Важнейшая часть подготовки – предварительная встреча с собственником или другим инициатором сессии для калибровки условий, ключевых целей сессии, задач содержания, и желаемого результата сессии, её регламента, формата проведения и состава участников. Организатор должен понимать на какой результат нацелена команда и какие цели преследует, чтобы выстроить эффективную структуру мероприятия.

Когда цели поставили и согласовали все нюансы, время подготовить аналитику: во время сессии участники не должны терять время на поиск и перепроверку информации. Грамотная аналитика – источник идей и мотивации к изменениям. Недостаток информации снижает уверенность сотрудников в правильности выработанных решений.

Сбором аналитики могут заниматься сотрудники компании или сторонние аналитики и консультанты, если требуется более узкая и глубокая экспертиза.

Информацию важно не только собрать, но и наглядно визуализировать, чтобы не пришлось тратить время на пояснения.

Провести стратегическую сессию без аналитики можно, но в таком случае команда будет работать только с тем, что лежит на поверхности. Без предварительной аналитики велик риск вернуться к решениям, от которых компания стремится уйти.

Пример структуры стратегической сессии

Стратсессия готовится под цели и задачи конкретной компании. Однако пример структуры мероприятия всё же приведём.

Классическая стратегическая сессия длится два дня: по 4 часа активной работы в каждый. Первый день посвящён общим целям, во второй – конкретизируются задачи на основании решений первого дня.

План первого дня состоит из четырёх блоков:

1. Постановка задачи, анализ и определение стандартов:

- Постановка стратегических и операционных целей от собственника и ТОП-руководства компании;

- Анализ внутренний и внешней среды предприятия через SWOT, PESTLE, COPS-анализ и 8P анализ маркетинга, анализ конкурентоспособности и УТП компании;

- Определение стандартов деятельности предприятия, корпоративной идеологии ориентации на внутреннего и внешнего клиента.

2. Формирование видения:

- Формирование видения развития компании на перспективу 3-5 лет;

- Разработка операционных планов на ближайший год.

3. Определение показателей эффективности команды:

- Формирование портрета эффективной команды и правил коммуникации;

- Проведение самооценки участников;

- Выявление ожиданий кросс-функций друг от друга, ключевых противоречий и способов их разрешения;

- Построение рабочей схемы кросс-функционального взаимодействия.

4. Разработка целей и стратегии:

- Разработка карты целей компании, оцифровка результата по SMART;

- Построение коммуникационной стратегии.

Итог первого дня:

- Провели общий анализ внутренней и внешней среды предприятия, выявили зоны роста;

- Простроили долгосрочные и операционные цели развития компании;

- Сформировали компетенции команды и принципы эффективных коммуникаций;

- Разработали планы развития организации и коммуникационной стратегия по их внедрению;

- Отработали навыки взаимодействия команды и топ-менеджеров предприятия.

План второго дня также включает четыре блока:

1. Проработка стратегии по направлениям:

- Видение подразделений в отношении вклада отделов в достижение общих целей компании: краткая презентация, результаты и планы работы подразделения, ожидания от других функций;

- Декомпозиция общих направлений стратегии на функциональные направления.

2. Реализация стратегии:

- Механизмы реализации стратегии;

- Ключевые принципы управления и контроля.

3. Стратегия работы с персоналом:

- Управление мотивацией и вовлечённостью сотрудников;

- Управление на основе общих ценностей, поддержка и развитие персонала;

- Построение развивающейся корпоративной среды.

4. Подведение итогов сессии:

Для команды проекта или других сотрудников компании организуют презентацию результатов сессии и дальнейшего плана действий.

Итог второго дня:

- Определили роли каждого бизнес-юнита в достижении целей компании;

- Рассмотрели принципы эффективной мотивации персонала и вовлечения сотрудников в бизнес-процессы компании;

- Обсудили ключевые принципы управления и контроля за исполнением;

- Усилили командное взаимодействие топ-менеджеров с помощью решения конкретных производственных задач.

В результате стратегической сессии:

- Вырабатывается единое понимание текущей ситуации, операционных и перспективных целей и задач, понимание направления и приоритетов дальнейшего развития бизнеса;

- Создаётся единое информационное поле для всех сотрудников компании;

- Вырабатываются решения по улучшению ситуации и показателей эффективности их внедрения;

- Формируется рабочий план с указанием сроков проведения и ответственных лиц;

- Принятые решения каскадируются на все уровни исполнения;

- Расширяется горизонт видения участников, их личного развития;

- Укрепляются кросс-функциональные коммуникации и повышается эффективность командной работы, усиливается вовлечённость сотрудников в бизнес-процессы и результаты деятельности компании.

Что дальше?

Одной стратегической сессии для положительного результата мало: исполнение – ключевой фактор успеха в реализации любой стратегии. Самую лучшую стратегию можно слить в бездействии и формальном отношении.

После стратегической сессии самое важное – не терять времени и переходить к реализации стратегии. Типичная ошибка – переключиться на операционку, растерять запал и отложить реализацию в долгий ящик: с таким отношением польза сессии уйдёт в песок и затраты на стратсессию обернутся потерянным временем.

В ближайшие дни после стратегической сессии нужно:

- Декомпозировать проекты на задачи, составить план действий;

- Презентовать итоги сессии ключевым сотрудникам: руководители должны продемонстрировать команде приверженность принятым решениям;

- Назначить ответственных за реализацию задач стратегического плана;

- Разделить ответственность за отдельные проекты и задачи развития среди ключевых сотрудников команды;

- Определить контрольные точки по реализации задач;

- Подключить опытных подрядчиков, экспертов и консультантов к внедрению изменений, чтобы избежать формального выполнения плана.

Чтобы достичь лучших результатов, часто дополнительное сопровождение подключают сразу после стратсессии: исполнитель участвует в промежуточных встречах, сопровождает реализацию решений, принятых на сессии, обеспечивает промежуточный контроль, проводит индивидуальные коуч-сессии с участниками.

Приглашённые эксперты помогут не только раскрутить команду на свежие идеи, но и поддержат и ускорят внедрение стратегии, чтобы выжать максимум из стратегической сессии.